Herramientas de gestión financiera

Disponer de algunas herramientas sencillas de gestión financiera puede ayudarte a lograr un mayor control sobre tu práctica creativa. Las herramientas aquí descritas te ayudarán a reflexionar sobre el dinero que tienes actualmente, cómo estás utilizando tu dinero y cómo podrías aprovechar tu dinero de diferentes maneras.

Presupuesto (mirando al futuro)

El presupuesto o plan de gastos le ayudará a gestionar su dinero. Un presupuesto está diseñado para estimar lo que puede gastar durante un periodo de tiempo. Para simplificar las cosas, empiece con un presupuesto mensual. Basándose en sus ingresos y gastos, puede calcular lo que puede recibir y lo que puede gastar en el mes siguiente. Aunque es posible que no acierte el primer mes, sus estimaciones deberían ser más precisas a medida que pase el tiempo.

Hay varias formas de organizar el presupuesto. Una buena manera de empezar es elaborar un documento básico en el que se designe una columna como categoría y, en la siguiente, la cantidad presupuestada para esa categoría. Asegúrate de que tus categorías sean bastante amplias para que el uso de esta herramienta no se convierta en una carga. Puede empezar con las categorías que ha enumerado anteriormente. Otra forma de pensar en las categorías de gastos es considerar los motivos del gasto (en otras palabras, ¿se trata de investigación y planificación, desarrollo y creación o marketing y distribución?) Si te sientes experto en tecnología, puedes probar a utilizar un programa como QuickBooks o Expensify para configurar el presupuesto. También hay muchas opciones gratuitas, como algunas aplicaciones estupendas para el ordenador, la tableta o el teléfono inteligente.

Una vez que haya creado y finalizado su presupuesto, puede guardarlo como referencia o utilizarlo como documento de trabajo. Puede mantener un recuento de sus gastos reales en un archivo separado y compararlo con su presupuesto. También puede actualizar su presupuesto cuando gaste más dinero en una categoría y menos en otra. En cualquier caso, debe conservar una copia del presupuesto original que elaboró para usted. Utilícelo como bloque de construcción y herramienta de medición para determinar lo cerca que está de su objetivo original.

Balance (una instantánea)

Activo - Pasivo = Patrimonio neto

Un balance, también conocido como estado de situación, le permite ver su estado financiero actual de forma muy sencilla. Más o menos, esta hoja es una instantánea de su efectivo y otros activos tomados en un solo punto en el tiempo. En primer lugar, esta hoja enumera todos tus activos actuales en total, incluyendo tanto los tangibles (dinero en efectivo, suministros, estructuras, terrenos, obras de arte físicas, etc.) como los intangibles (derechos de autor, patentes, nombre de la marca, contratos de comisiones aún no realizados, etc.). De ese total puedes restar tu pasivo o la deuda que tienes con esos activos. De este modo, podrá ver su patrimonio neto, es decir, la cantidad que usted o sus inversores poseen realmente de los activos actuales de su empresa.

Estado de flujos de efectivo (sus operaciones)

Un estado de flujo de caja está diseñado para permitirle ver la cantidad de efectivo que entra de su trabajo y el efectivo que se gasta. A diferencia del balance, este estado analiza las transacciones financieras durante un periodo de tiempo. Registra tus actividades de explotación (beneficios de la venta de productos/servicios, costes de envío de tu trabajo, etc.), tus actividades de inversión (pago de la hipoteca, compra de equipos o materiales, etc.) y las actividades de financiación.

Un estado de tesorería calcula su capacidad para cubrir los gastos inmediatos. En el caso de las empresas de artesanía y artes visuales, es posible que tengas activos y equipos increíbles, pero el pago de una obra terminada puede llegar de una sola vez. Del mismo modo, un local de espectáculos o un estudio de grabación puede tener efectivo inmovilizado en el alquiler de un espacio mientras su flujo de ingresos depende de la venta de entradas, la venta de discos o los contratos con los artistas. Un estado de flujo de caja puede ayudarle a visualizar, programar y gestionar este flujo financiero inestable, sea cual sea su disciplina. Además, los posibles prestamistas o inversores pueden estar muy interesados en revisar este estado.