Gestión del dinero

Como artista, sus impuestos variarán en función de su disciplina. Tenga en cuenta que la siguiente información es sólo para fines educativos y no debe considerarse un consejo o asesoramiento fiscal profesional. Siempre debe consultar a un profesional de la fiscalidad, que tendrá una visión más profunda de sus obligaciones, tanto para sus finanzas personales como para las relacionadas con el trabajo.

Antes de hablar con su profesional de la fiscalidad, puede utilizar esta guía para armarse con la información adecuada sobre los tipos de impuestos que existen para las pequeñas empresas y los artistas emprendedores. Estas definiciones se han tomado de Investopedia.

El impuesto sobre bienes inmuebles está asociado al valor de la propiedad. Tiene en cuenta el terreno, las mejoras en el terreno (como la construcción, la remodelación, etc.) y los bienes personales (objetos móviles). Normalmente, este impuesto es anual.

El impuesto sobre la renta está asociado tanto a los ingresos personales como a los de su empresa (si registró su práctica creativa como entidad empresarial). El impuesto grava los beneficios que obtienes con tu trabajo, las ganancias netas y cualquier otro tipo de ingresos relacionados con tu trabajo.

El impuesto sobre las ventas se aplica a todos los bienes y servicios relacionados con su trabajo. Este impuesto se denomina a veces impuesto sobre el valor añadido (IVA) y se aplica principalmente a las pequeñas empresas. Es importante tener en cuenta que el impuesto sobre las ventas suele estar regulado por el estado y puede variar. Por ello, debe conocer el impuesto sobre las ventas que se aplica en el mercado en el que vende su obra.

Si emplea a otros artistas o individuos, tendrá que tener en cuenta el impuesto sobre las nóminas de los empleados. En realidad, se trata de un impuesto que se compone de dos tipos de impuestos similares. Los empleadores están obligados a retener una cantidad específica de dólares de los salarios de los empleados para ayudar a contribuir a la seguridad social y a los impuestos sobre la renta. Además, el empresario utiliza sus propios fondos para pagar su parte de las contribuciones a la seguridad social en nombre de los empleados.

Como artista, puede tener que contribuir al impuesto sobre el trabajo autónomo si se emplea a sí mismo para crear obras y obtener beneficios de su trabajo. Si ha establecido su trabajo como una entidad empresarial (empresa individual, contratista, sociedad o sociedad de responsabilidad limitada) puede estar obligado a contribuir a este impuesto.

A menudo denominado impuesto indirecto, el impuesto especial se aplica a una obra además del impuesto sobre las ventas. Este impuesto se centra específicamente en la creación de una obra con la intención de venderla. En términos sencillos, el artista cobrará por la obra más de lo que le costó hacerla. Al fijar el precio de la obra con la intención de que recupere el coste del impuesto, traslada la carga fiscal al público o al consumidor.

Hay varios recursos adicionales para los impuestos en la web. Algunos de ellos son Arts Tax Info, la Sociedad de Contadores Públicos de Ohio, el Departamento de Impuestos de Ohio, la Biblioteca de Formularios de Impuestos, el Centro de Impuestos para Pequeñas Empresas y Autónomos del IRS.

La presentación de informes sobre subvenciones es la forma en que los financiadores determinan cómo se han utilizado los fondos de la subvención a lo largo del año. Aunque los informes de las subvenciones varían según el financiador, hay algunas formas sencillas de mantenerse al tanto del proceso de presentación de informes financieros.

• Lea y comprenda lo que tendrá que proporcionar y el nivel de detalle que tendrá que incluir antes de llegar al período de notificación.
• Guarda tus recibos. Tanto si los guardas en una caja de zapatos como en una carpeta, lo mejor es que guardes todos los recibos de las compras que hayas hecho con el dinero de la subvención, sobre todo si te hacen una auditoría.
• Organiza tus recibos por fecha. Esto facilita la búsqueda de un recibo específico.
• Crea una hoja de cálculo de Excel para hacer un seguimiento de tus compras. Si el donante tiene un método diferente para el seguimiento de los gastos, es mejor seguir su método.

Los ratios financieros le proporcionan una forma rápida y sencilla de ver su situación financiera. Compuestos por unos simples datos y algunas matemáticas, estos ratios pueden ser útiles a la hora de determinar la elegibilidad de un préstamo, la protección frente a una crisis financiera o su ratio de endeudamiento actual.

Disponer de algunas herramientas sencillas de gestión financiera puede ayudarte a lograr un mayor control sobre tu práctica creativa. Las herramientas aquí descritas te ayudarán a reflexionar sobre el dinero que tienes actualmente, cómo estás utilizando tu dinero y cómo podrías aprovechar tu dinero de diferentes maneras.

El presupuesto o plan de gastos le ayudará a gestionar su dinero. Un presupuesto está diseñado para estimar lo que puede gastar durante un periodo de tiempo. Para simplificar las cosas, empiece con un presupuesto mensual. Basándose en sus ingresos y gastos, puede calcular lo que puede recibir y lo que puede gastar en el mes siguiente. Aunque es posible que no acierte el primer mes, sus estimaciones deberían ser más precisas a medida que pase el tiempo.

Hay varias formas de organizar el presupuesto. Una buena manera de empezar es elaborar un documento básico en el que se designe una columna como categoría y, en la siguiente, la cantidad presupuestada para esa categoría. Asegúrate de que tus categorías sean bastante amplias para que el uso de esta herramienta no se convierta en una carga. Puede empezar con las categorías que ha enumerado anteriormente. Otra forma de pensar en las categorías de gastos es considerar los motivos del gasto (en otras palabras, ¿se trata de investigación y planificación, desarrollo y creación o marketing y distribución?) Si te sientes experto en tecnología, puedes probar a utilizar un programa como QuickBooks o Expensify para configurar el presupuesto. También hay muchas opciones gratuitas, como algunas aplicaciones estupendas para el ordenador, la tableta o el teléfono inteligente.

Una vez que haya creado y finalizado su presupuesto, puede guardarlo como referencia o utilizarlo como documento de trabajo. Puede mantener un recuento de sus gastos reales en un archivo separado y compararlo con su presupuesto. También puede actualizar su presupuesto cuando gaste más dinero en una categoría y menos en otra. En cualquier caso, debe conservar una copia del presupuesto original que elaboró para usted. Utilícelo como bloque de construcción y herramienta de medición para determinar lo cerca que está de su objetivo original.

Activo - Pasivo = Patrimonio neto

Un balance, también conocido como estado de situación, le permite ver su estado financiero actual de forma muy sencilla. Más o menos, esta hoja es una instantánea de su efectivo y otros activos tomados en un solo punto en el tiempo. En primer lugar, esta hoja enumera todos tus activos actuales en total, incluyendo tanto los tangibles (dinero en efectivo, suministros, estructuras, terrenos, obras de arte físicas, etc.) como los intangibles (derechos de autor, patentes, nombre de la marca, contratos de comisiones aún no realizados, etc.). De ese total puedes restar tu pasivo o la deuda que tienes con esos activos. De este modo, podrá ver su patrimonio neto, es decir, la cantidad que usted o sus inversores poseen realmente de los activos actuales de su empresa.

Un estado de flujo de caja está diseñado para permitirle ver la cantidad de efectivo que entra de su trabajo y el efectivo que se gasta. A diferencia del balance, este estado analiza las transacciones financieras durante un periodo de tiempo. Registra tus actividades de explotación (beneficios de la venta de productos/servicios, costes de envío de tu trabajo, etc.), tus actividades de inversión (pago de la hipoteca, compra de equipos o materiales, etc.) y las actividades de financiación.

Un estado de tesorería calcula su capacidad para cubrir los gastos inmediatos. En el caso de las empresas de artesanía y artes visuales, es posible que tengas activos y equipos increíbles, pero el pago de una obra terminada puede llegar de una sola vez. Del mismo modo, un local de espectáculos o un estudio de grabación puede tener efectivo inmovilizado en el alquiler de un espacio mientras su flujo de ingresos depende de la venta de entradas, la venta de discos o los contratos con los artistas. Un estado de flujo de caja puede ayudarle a visualizar, programar y gestionar este flujo financiero inestable, sea cual sea su disciplina. Además, los posibles prestamistas o inversores pueden estar muy interesados en revisar este estado.

Tener una imagen clara de tus finanzas actuales es el primer paso para una mejor gestión financiera. La mejor manera de abordarlo es crear algunas listas. Estas listas ilustran dos flujos financieros. El primero son tus ingresos, el dinero que te llega durante un periodo de tiempo; el segundo son tus gastos, el dinero que inviertes en tu trabajo o que gastas en gastos de manutención.

Tanto si te mantienes con tu trabajo, con un empleo secundario o con otra fuente, lo mejor es que contabilices todos los ingresos que recibes anualmente. Es posible que tenga que hacer una media de sus ingresos anuales, ya que los factores estacionales pueden contribuir a la cantidad de dinero que gana a lo largo del año. Mientras que el verano o las vacaciones pueden ofrecer una gran cantidad de festivales, espectáculos o ventas, sus ingresos pueden disminuir significativamente durante otras épocas del año. Calcule y promedie estos flujos y reflujos para su declaración anual. Es posible que ya tengas un sentido intuitivo de esto al complementar el desarrollo de tu trabajo durante las temporadas bajas. Desarrollar una comprensión más estructurada de estas tendencias será útil cuando examine sus gastos, el pago de la deuda, las oportunidades de desarrollo profesional y el inventario.

• Ingresos anuales de su obra. Si tienes diferentes tipos de ingresos procedentes de tu trabajo, puedes considerar la posibilidad de separarlos en sus propias categorías, por ejemplo, actuaciones, beneficios de las ventas de tu obra, derechos de autor, etc.
• Ingresos anuales por enseñar a otros su oficio, como talleres, presentaciones, programas, etc.
• Sueldo o salario anual
• Ayudas, becas, residencias, etc.
• Ingresos adicionales como regalos, inversiones, etc.

Empieza por clasificar tus gastos anuales y separar los gastos laborales de los personales. Si no puedes separarlos por completo, por ejemplo, si tu estudio está en tu casa y no puedes delimitar las facturas de los servicios públicos, considera la posibilidad de añadir un apartado para los gastos compartidos.

• Contratistas o servicios profesionales
• Pagos de deudas (préstamos estudiantiles, préstamos para automóviles, tarjetas de crédito, etc.)
• Educación y formación
• Alimentación y bebidas
• Seguros
• Marketing y comunicación
• Membresías, suscripciones y libros
• Franqueo y envíos postales
• Jubilación
• Sueldos y salarios de aprendices, empleados o becarios
• Espacio (alquiler y/o pagos de la hipoteca y mejoras o modificaciones)
• Suministros y equipos
• Impuestos y otros pagos gubernamentales
• Viajes
• Servicios públicos
• Otros gastos anuales

Al crear listas de sus ingresos y gastos puede empezar a ver la estructura de su cuenta de resultados. Se trata de una declaración de tus ganancias o pérdidas netas. Para finalizar esta cuenta, suma tus ingresos y gastos y aplica la fórmula:

Ingresos - Gastos = Beneficio neto/Pérdida neta

Además de los ingresos y los gastos, deberías crear dos listas adicionales: una para resumir todos tus ahorros actuales (cuentas de ahorro, CD, inversiones, etc.), y para tu deuda total más allá de tus pagos anuales. Esto le dará una mejor visión general de sus finanzas actuales y a largo plazo. Al enumerar los ahorros, tendrá una mejor idea del efectivo actual que tiene a mano y de lo accesible que puede ser. Conocer su deuda total le mostrará qué parte de ese efectivo disponible puede estar inmovilizada proporcionalmente. Utiliza esta información para establecer objetivos financieros adicionales y para crear un balance.