Mantener registros precisos de forma sistemática es la base de unas finanzas sólidas, independientemente de la disciplina artística o de si se trata de una empresa sin ánimo de lucro, con ánimo de lucro o contratista.

Marketplace 101 - Contabilidad y finanzas de la pequeña empresa de forma sencilla (Market to Market)

1. Introduce tu presupuesto y haz un seguimiento de los ingresos y gastos reales utilizando la hoja de cálculo que aparece a continuación. Puede parecer intimidante. Hazlo número a número. Los totales se calcularán automáticamente a medida que introduzca cada número. La primera columna, Presupuesto del año fiscal , es lo que usted cree que ganará y gastará en cada categoría del 1 de enero al 31 de diciembre. Una vez que haya introducido su presupuesto, no podrá modificarlo hasta el año siguiente.
2. Al final de cada 3 meses, escribe lo que realmente ganas y gastas ese trimestre en cada categoría.

La última columna es la cantidad total que has gastado a lo largo del año. Puedes compararlo con lo que pensabas gastar en la primera columna.

En la parte inferior, verás un beneficio $ o una pérdida ($). Tu objetivo es, obviamente, obtener beneficios, pero esto es algo difícil, sobre todo al empezar, y suele variar de una temporada a otra en cualquier disciplina artística. Si estás empezando una organización sin ánimo de lucro, cambia el "beneficio/pérdida" por el "superávit/déficit". El objetivo sigue siendo mantener un superávit de ingresos que pueda devolver a la organización. Las organizaciones sin ánimo de lucro pueden ser más complicadas en el sentido de que si no se gastan los fondos de algunas fundaciones u otros patrocinadores, se les pide que devuelvan el dinero.

Plantilla de presupuesto de la AEI

. ¿Hay ciertos gastos que aumentan a medida que se vende más trabajo? ¿Cuáles?

2. ¿Hay épocas del año en las que sus gastos son relativamente altos y relativamente bajos? Basándose en esta información, ¿qué estrategias puede emplear para planificar las épocas del año en las que sus beneficios son inferiores o superiores a la media?

3. Construya una hoja de cálculo de ventas. Considere la posibilidad de incluir información adicional, como la información básica sobre el lugar de residencia del cliente, cómo se enteró de su trabajo, cuánto tiempo transcurrió desde la compra hasta el contacto inicial con usted, si le ha hecho una compra en el pasado y dónde hizo la compra actual.

• ¿Cómo puede esta información servir de base para el trabajo de investigación de mercado que ha iniciado?
• ¿Existen tendencias sobre qué obras se venden mejor, dónde y a quién?
• ¿Hay alguna información adicional que le gustaría recopilar sobre sus ventas para informar sobre su estudio de mercado?

4. Debido a la naturaleza a veces complicada de la contabilidad y las finanzas, recomendamos consultar con un contable público sobre estas cuestiones. ¿Hay algún problema o pregunta que tenga en relación con su contabilidad y finanzas? Por ejemplo, ¿hay alguna partida que no esté segura de cómo clasificar como gasto, o no tiene claro cuándo debe registrar una venta? ¿Cómo podría ayudarle un contable en estas cuestiones?

• ¿Qué funciones de contabilidad y teneduría de libros se sienten cómodas para abordarlas por sí mismas?
• Teniendo en cuenta su presupuesto y el alcance de su empresa, ¿qué funciones contables le interesa más que sean atendidas por un contable formado?

Condonación de impuestos:

Preguntas de reflexión

1. Los impuestos relacionados con las empresas se emiten a distintos niveles (municipal, de condado o parroquia, regional, estatal y federal) y a través de diversos métodos (impuesto sobre las ventas, impuesto sobre la renta, impuesto sobre la propiedad, impuesto sobre las plusvalías, retenciones de la seguridad social, etc.). Encuentre el nombre del organismo fiscal de cada nivel de gobierno, sus plazos de presentación y la dirección de su sitio web.

https://www.sba.gov/starting-business/filing-paying-taxes

Ohio: http://www.tax.ohio.gov/ohio_taxes.aspx

• ¿Qué impuestos están relacionados con su negocio de artista?
• ¿Existen contactos en alguno de estos organismos que puedan ayudarle con sus preguntas sobre los procedimientos de declaración y sus responsabilidades específicas de cumplimiento de las obligaciones fiscales?

2. Revise su hoja de cálculo de gastos. En los distintos niveles de la administración, ¿hay impuestos específicos para los que pueda reclamar una deducción empresarial?

3. ¿Cuáles son los requisitos de documentación para sus deducciones elegibles (por ejemplo, un registro de viajes, recibos, facturas, etc.)?

Debido a la complejidad de la declaración de impuestos en diversos niveles gubernamentales y a los conocimientos específicos necesarios para identificar correctamente los ingresos y gastos de la empresa, recomendamos consultar a un contable público sobre estas cuestiones.

1. ¿Qué preguntas tiene para su contable o preparador fiscal en relación con el cumplimiento de las obligaciones fiscales?

2. ¿Cuál es su calendario para obtener respuestas, teniendo en cuenta los plazos de presentación a los que se enfrenta su empresa?

3. ¿Conoce algún servicio que ofrezca consultas de bajo coste o gratuitas con contables en su comunidad?

Si trabajas por cuenta ajena, puedes sentirte como un pez pequeño en un gran estanque. Tienes más poder del que crees.

Nuestro ponente en las CreativeMornings de marzo de 2011 en San Francisco (www.creativemornings.com) fue Mike Monteiro, director de diseño y cofundador de Mule Design Studio (www.muledesign.com). Este evento tuvo lugar el 25 de marzo de 2011 y fue patrocinado por Happy Dog y Typekit (que también acogieron el evento en su oficina de la Misión).

El libro de Mike "Design is a Job" está disponible en A Book Apart (www.abookapart.com/products/design-is-a-job)

Un enorme agradecimiento a Chris Whitmore (www.whitmoreprod.com) por ofrecerse a grabar y editar el vídeo. Las fotos fueron proporcionadas amablemente por Rawle Anders (twitter.com/rawle42).

El capítulo de San Francisco de Creative Mornings está dirigido por Greg Storey (twitter.com/brilliantcrank).

Síganos en Twitter en twitter.com/SanFrancisco_CM

1. Los distintos tipos de seguros cubren diferentes aspectos de un artista y su práctica creativa. ¿Qué tipos de seguros tiene actualmente? ¿Hay alguno que esté considerando?

2. Consulte su hoja de cálculo de gastos. ¿Cuánto gasta actualmente en su seguro? ¿Cuál es la mejor manera de aprovechar su seguro para minimizar el coste y el riesgo?

3. Con una gran variedad de tipos de seguros disponibles, puede resultar abrumador saber por dónde empezar. Según su experiencia, ¿qué consejo daría a otro artista que buscara un seguro de hogar/estudio, de salud, de responsabilidad civil y/o de automóvil?

4. ¿Hay algún recurso que le haya ayudado a seleccionar su seguro?

Una "marca" es esencialmente una promesa. Es una "promesa" de algún tipo, ya sea la de proporcionar un producto de alta calidad, el precio más bajo posible o el servicio más rápido posible (o todo lo anterior). Es la esencia de la entrega de un producto o servicio, incluyendo por qué es genial, y cómo es mejor que todos los productos de la competencia.

Lea este folleto antes de seguir adelante 

Folleto sobre la marca AEI

Escribe tres elementos de tu imagen de marca que te gustaría desarrollar y hacer más visibles para los clientes y potenciales clientes (por ejemplo, el trabajo que creas, tu envase, tu página web, etc. Si no tienes envases, ten en cuenta cosas como tu biografía o el lugar donde realizas las reuniones con colaboradores, editores o productores).

Para cada elemento, enumere una estrategia que utilizará para reforzar su marca en todo lo que haga. En el caso de que tu obra de arte esté segmentada en diferentes marcas, construye una estrategia para fortalecer cada marca sin que compitan entre sí. Añade esto a tus objetivos en tu plan de negocio.

Establezca un plazo concreto para aplicar esa estrategia.

Enumere algunas medidas para saber si la estrategia ha funcionado (por ejemplo, un aumento de las visitas a la página, de las reuniones programadas o de los ingresos).

1. ¿Cuáles son algunos ejemplos de marcas fuertes que ha encontrado?

2. ¿A qué marcas se siente más fiel?

• ¿Qué es lo que le atrae de estas marcas?
• Si de repente estas empresas se identificaran con una marca diferente, ¿cree que esto afectaría a sus hábitos de compra? ¿Cómo o por qué no?

3. ¿Qué palabra crees que la gente utilizaría para describirte?

• ¿Para describir su arte?
• ¿Su negocio?

4. ¿Cómo puede aprovechar estas perspectivas existentes para desarrollar un mensaje de marca coherente?

5. ¿Qué tipo de clientes crees que serían los más propensos a responder a esta imagen?

6. ¿Quiénes serían sus competidores más probables para llegar a estos clientes potenciales?

Ahora que tienes una idea clara de tu mercado, puedes utilizar ese conocimiento para desarrollar una estrategia que te permita llegar a ellos donde están. Con tantos puntos de venta e información constante, construir y mantener relaciones es clave para los artistas individuales. He aquí cómo un artista se hizo un hueco en el mercado del cómic y la ilustración.

Hasta la fecha, ¿cuáles son las estrategias que ha utilizado para dar a conocer su obra de arte fuera de su círculo inmediato de amigos y familiares? (tarjetas de visita, festivales/convenciones/conferencias, tarjetas postales, sitios web, publicidad, comunicados de prensa)

¿Cuál de ellos generó la mayor o mejor exposición?

¿A qué público objetivo, identificado en su estudio de mercado y plan de marketing, quiere llegar más?

¿Qué ha encontrado su investigación sobre cómo este público o tipo de cliente recoge la información? (¿Es más probable que llegue a ellos por vía electrónica o en papel? ¿Qué suelen leer, y dónde lo hacen)? Cuanto más se acote aquí, menos probable será que se desperdicie dinero y tiempo en esfuerzos de marketing general.

Crear una campaña de marketing

Una campaña de marketing debe ser una extensión de su plan de marketing.

En otras palabras, usted tiene un plan de marketing global; las campañas de marketing son un conjunto de actividades para lograr los objetivos de ese plan. Una campaña de marketing puede consistir en aumentar el tráfico de su sitio web, por ejemplo. Otra campaña puede consistir en vender un evento concreto o una colección de obras. Puede tener diferentes campañas para llegar a diferentes audiencias. Una vez que haya determinado cómo prefiere recibir información su público, la campaña es un conjunto de estrategias para exponerle su obra.

• ¿Hay personas concretas con las que deba ponerse en contacto para llevar a cabo esta campaña (periodistas, departamentos de publicidad, etc.)?
• ¿Trabajan estas personas con plazos o calendarios concretos que usted debe conocer?
• ¿Para qué tipo de barreras deberías prepararte con un canal de marketing concreto (por ejemplo, la percepción que la gente tiene de los anuncios de Facebook y cómo combatirla)?

Elija una forma de aumentar su visibilidad con las personas adecuadas sin gastar demasiado o nada de dinero. Haz que esa sea la base de tu primera campaña.

Descríbase a sí mismo y a su obra en 100 palabras o menos. Cada palabra debe elegirse en función de la forma en que su público recibe la información, despertando su interés, en lugar de empezar por usted. Evite utilizar términos técnicos, ya que la mayoría de la gente puede no tener experiencia en su disciplina artística. Consulte la siguiente sección sobre la narración de historias para elaborar su mensaje de forma que pueda atraer a alguien y le recuerde.

Elige un contenido que necesites crear para atraer a la gente a tu negocio. Puede ser un vídeo, tu página de presentación, una presentación de tu negocio o cualquier otra cosa que hagas para darte a conocer a ti y a tu obra.

1. Identifica al protagonista y el punto de partida. (¿Eres tú hoy? ¿Es donde estabas cuando concebiste tu idea? ¿Es tu amigo o alguien que experimenta una obra que has creado?)
2. Explica la rutina o el día medio del protagonista.
3. Señala el "incidente incitador". En otras palabras, ¿qué ocurrió en tu mundo o en el del protagonista que hizo que esa rutina tomara una dirección diferente?
4. Indique el obstáculo y describa toda la frustración y la tensión que surge al intentar superar ese obstáculo.
5. Indique el momento de felicidad, el momento en que la obra de arte y el proceso que ofrece a su público o clientes resuelve todos los problemas y tensiones.
6. Atar los cabos sueltos y declarar la nueva normalidad.

Cómo los visitantes cambiaron nuestro museo from ArtsFwd on Vimeo.

Perfil completo de ArtsFwd:(http://artsfwd.org/how-visitors-changed-our-museum/)

Tanto en la sección de productos y servicios como en la de operaciones de su plan de negocio, incluya al menos una estrategia que le ayude a adaptarse a los comentarios con una intención y un enfoque claros.

Cómo fijar el precio de su obra (Dave Picciuto, artista)

¿Cuánto le cuesta hacer su trabajo? ¿Cuáles son tus gastos? ¿Cuánto dinero necesitas para ganar? ¿Cuánto vale tu tiempo?

¿Cuánto estaría dispuesto a pagar alguien por su trabajo? Muchos artistas, escritores y creativos en general tienden a malvender su trabajo y su tiempo. Si cambia su percepción de la fijación de precios de su trabajo para llegar a fin de mes y la orienta hacia la comunicación de la calidad y el valor que ofrece, puede encontrarse mucho mejor posicionado en los mercados de arte locales, nacionales y mundiales. Puede que Cleveland sea un lugar más asequible para vivir que otras ciudades, pero eso no significa que lo que sale de allí deba ser menos valorado.

Determina tu valor (Bill Carney, Creative Mornings)

1. ¿Cuál ha sido el total de sus ventas en los últimos tres meses?
2. ¿Cuáles han sido sus ingresos totales en los últimos tres meses (sus ventas totales, menos sus costes fijos (alquiler, servicios públicos, etc.) y los costes variables (materiales, tiempo, costes de alquiler, etc.)?
3. ¿Se está vendiendo mal? Si aumentara sus precios un 10% cada año, ¿reduciría drásticamente su base de clientes?
4. Si aumentas tus tarifas aún más, ¿podrías entrar en nuevos mercados mejor pagados? ¿Qué aspecto tendrían?
5. ¿Podría competir en esos mercados? ¿Cuál sería su nicho?
6. ¿Podría desarrollar o mantener algunas ofertas de menor precio de su práctica creativa mientras aumenta los precios de sus trabajos creativos de alto valor? ¿Cuáles?
7. ¿La intensidad de la mano de obra del trabajo de bajo coste y alto volumen compensaría el valor de mantener sus precios bajos? ¿Ayudaría o perjudicaría a su cuenta de resultados (y qué hace por su propia salud y bienestar)?
8. 8. ¿Cuánto trabajo y a qué precios tendría que vender para ganarse la vida cómodamente (según su propia definición)?

1. Cree una hoja de precios: Enumera cada elemento que hayas identificado en tu lista de "productos y servicios".
2. Asigne un precio a cada obra de arte o servicio artístico que pretenda ofrecer.
3. Segmentar los productos por líneas de producto.

¿Coinciden los precios que ha indicado con los del público para esa línea de productos?

Por ejemplo, los artículos "de primera necesidad" (de bajo coste para usted, fáciles de fabricar y que mucha gente comprará) deberían aumentar su beneficio potencial cuanto más venda. Los compradores "de alto nivel" o exclusivos pueden confiar en el precio como indicador de valor, por lo que será fundamental no subestimarse en este caso. Las obras de "venta integral" que se vendan al por mayor a un minorista deberán permitir a éste obtener un beneficio de sus ventas individuales. A la inversa, las opciones de consignación tendrán que acomodar el porcentaje que el propietario se llevará cuando su arte se venda. Los servicios artísticos pueden requerir que establezca una tarifa por hora o por día, o puede optar por establecer un precio fijo para ese servicio en función de las preferencias de las personas que le contraten.

¿Se ven obligados los demás artistas a bajar sus precios para igualar los suyos? ¿Es eso bueno o malo? Estas preguntas se refieren a su efecto directo en la economía local del arte, la música y la literatura. Al bajar tus precios, otros se ven obligados a bajar los suyos para mantener su cuota de mercado. En última instancia, los nuevos clientes que habrías ganado reduciendo tu precio probablemente volverán a comprar la obra de menor calidad y coste. Del mismo modo, aumentar sus precios y valorar su trabajo puede permitir a otros hacer lo mismo. Con el tiempo, usted está contribuyendo a impulsar el mercado local del arte hacia arriba o hacia abajo.

Oferta y demanda

Lo que la gente está dispuesta a pagar por tu trabajo también se ve afectado por la demanda, es decir, el número de personas que lo quieren y la cantidad que quieren. Por ejemplo, supongamos que nadie ofrece nada remotamente parecido a lo que usted está creando y que un montón de gente lo quiere. La demanda es alta. La oferta -o la cantidad de artículos, asientos, copias o tiempo que usted vende- es limitada. El precio debería ser mucho más alto en este caso que si, por ejemplo, tienes un almacén de existencias o un suministro interminable de trabajo y sólo un puñado de personas que quieren acceder a él. Esto no es una excusa para regalar su trabajo, pero puede ser una oportunidad para vender al por mayor o a muy bajo coste. ¿Cuándo hay que ofrecer productos o servicios gratuitos?

Competencia y precios

La belleza de lo que haces es que tu trabajo es siempre único. "Alta calidad", "creatividad" y "local" son grandes argumentos de venta. Sin embargo, todos tienen competencia. Sin profundizar demasiado en esto (la sesión de marketing es la siguiente), hay algunos trucos de fijación de precios que puedes utilizar para transmitir tu diferencia sin bajar tus tarifas. Por ejemplo:

• Se sabe que terminar los precios en números impares transmite una venta o liquidación. Esto también tiende a reducir la percepción de la calidad.
• Dejar de lado el símbolo $ transmite productos de mayor calidad y le abre a un mercado más global.
• Ofrecer precios de "paquete" podría aumentar la compra de alguien que vino por un solo artículo, pero que ve valor en la oferta colectiva.
• Los precios más altos suelen asociarse a una mayor calidad y exclusividad. Para crear confianza con esos clientes, hay que cumplir esas promesas.

Una de las cosas más importantes que puede hacer un artista es proteger su obra y sus ideas. Disponer de los recursos adecuados puede implicar una gran cantidad de investigación, pero sin duda merecerá la pena a largo plazo. Mira el vídeo y lee algunos de los artículos que aparecen a continuación para saber más sobre los derechos de autor y el uso justo.

1. ¿Cuáles son las principales diferencias entre un derecho de autor y una marca comercial?

2. ¿Qué tipos de obras pueden protegerse con derechos de autor? 3. ¿Qué tipos de obras pueden ser objeto de protección por marca?

3. Teniendo en cuenta el arte que está creando, ¿hay ciertos tipos de obras que justificarían la protección formal de los derechos de autor o de la marca registrada?

4. ¿Cuáles serían las ventajas de mitigar el riesgo de que su propiedad intelectual sea robada o tergiversada, teniendo en cuenta el coste de registrar los derechos de autor?

5. Si le contratan para crear nuevas obras, los derechos relacionados con su propiedad intelectual pueden ser diferentes a los del trabajo que realiza por su cuenta. ¿Cuáles son las principales diferencias?

6. ¿Cómo puede asegurarse de que entiende qué derechos tendrá sobre la obra en el futuro cuando realice un "trabajo por encargo"?

7. ¿Existen recursos en su comunidad que puedan ayudarle a obtener servicios jurídicos de bajo coste o gratuitos (por ejemplo, el Colegio de Abogados Metropolitano de Cleveland cuenta con un programa de voluntarios, Volunteer Lawyers for the Arts)?

Para cada artista, cineasta, intérprete o escritor, los puntos de distribución serán muy variados. Puede pensar en editores y agentes, ferias y galerías, salas de música y clubes, lugares de proyección o cualquier combinación de otros lugares.

1. ¿Cuáles son algunos de los medios de distribución -tanto dentro como fuera de su disciplina- que ha visto que los artistas utilizan para distribuir su trabajo?

2. ¿Cómo pone actualmente su trabajo a disposición de la gente?

3. Enumere las ventajas y/o desventajas del método o métodos que utilice. Por ejemplo, ¿algunos métodos requieren más tiempo, pero llegan más directamente al público? ¿Ha tenido más éxito en la generación de beneficios a través de uno que de otros? ¿Algunos son mejores para desarrollar relaciones duraderas o transacciones rápidas?

4. ¿Dónde está su público objetivo cuando busca cosas similares a las que usted hace?

5. ¿Dónde está su público en general? ¿Puede colocar su trabajo en lugares poco probables a los que ya acuden sus compradores objetivo?

7. ¿Has visto a algún artista utilizar algún método no tradicional o fuera de lo común para distribuir su obra? ¿Puedes seguir (o mejorar) su ejemplo?

6. ¿Qué puntos de distribución cree que presentan más oportunidades para usted en el futuro?

7. ¿A quién conoces que pueda ayudarte a colocar tu arte en esos lugares?

8. ¿Cómo piensa reunir información adicional sobre nuevos puntos de distribución?

9. ¿Las nuevas salidas supondrán un esfuerzo para sus recursos? ¿Merecerá la pena la recompensa?

10. ¿Existen casos en los que se deba pagar (o pagar más) por colocar el trabajo en el lugar adecuado?

Nota: Este vídeo contiene palabras soeces

Nota: Si el término "venta" es completamente desagradable, intente utilizar un término diferente, como "apoyo" o "intercambio" o "unicornio" si le ayuda.

1. En el último año, ¿qué tácticas de venta empleó en cada punto de distribución (quizá no se dio cuenta de que lo estaba haciendo en ese momento)?

2. ¿Su estrategia difiere según el lugar y el interlocutor?

3. ¿Cómo calificaría su éxito en cada cosa que intentó? ¿Estaba relacionado con tu nivel de comodidad o con su nivel de interés?

4. ¿Cómo modificarías tu estrategia actual para ayudarte a "cerrar un trato" más rápido, vender más trabajo u obtener un precio más alto?

5. Identifique un pequeño paso que pueda dar para mejorar su próxima venta. Añádelo a tu lista de objetivos en el plan de negocio.

6. ¿Qué recursos locales, regionales o nacionales pueden ayudarle a hacer llegar su trabajo a las personas que quieren pagarlo?

Tan importante como comprender a las personas que comprarán su obra (o entradas para su espectáculo, ejemplares de su libro, etc.) es entender quién más está resolviendo ese mismo problema. Para comprender mejor en qué se diferencia usted de sus competidores, hay una serie de estrategias de investigación y preguntas que puede formular. Lea el folleto sobre investigación de mercado de la sesión anterior para obtener más información sobre la investigación primaria. También puede encontrar investigaciones sobre la economía artística local y los actores que componen cada industria en nuestra Biblioteca de Investigación.

1. ¿Quién ofrece el mismo tipo de trabajo que usted?
2. ¿Quiénes, además de sus artistas, escritores e intérpretes, están resolviendo los mismos "problemas" que usted y su trabajo? Es decir, dónde más podrían gastar ese dinero para una experiencia similar.
3. ¿En qué se diferencia su trabajo del de ellos?
4. Además del "problema" inicial de la pregunta 2, ¿de qué otra manera beneficia su trabajo a las personas que lo experimentan?